İş Başvurusunda İlk Engel: ATS Nedir?

İş başvurularınızda, özgeçmişinizin genellikle bir insan yerine bir robot tarafından görüntülendiğini biliyor muydunuz?

İş görüşmesi yapmanın önündeki ilk engelin işverenin kararı olduğunu düşünüyorsanız, büyük resmi görmüyorsunuz demektir. Günümüzde Amazon, Apple, Nike, Coca-Cola, Microsoft, 3M gibi uluslararası birçok şirket, bir insan tarafından inceleme yapmadan önce aday izleme sistemi (ATS) kullanarak özgeçmişlere göre başvuruları filtreleyerek en uygun adayları bulmayı tercih ediyor.

Şimdi gelin ve birlikte ATS’nin nasıl çalıştığını, özgeçmişinizin serüvenini ve ATS’yi yenmek için kullanabileceğiniz yöntemleri didikleyelim.

ATS’yi Tanımlamak

Her ne kadar bir iş başvurusunda bulunurken karşınızdaki İnsan Kaynakları Yetkilisine özgeçmişinizi gönderiyormuşsunuz gibi hissetseniz de aslında durum tam olarak da öyle değil. Gönderdiğiniz özgeçmiş, ilk olarak bir yazılım olan ATS’ye iletilmektedir. İş arama ve CV hazırlama sürecinde sürekli karşınıza çıkacak olan bu ATS terimi; “Applicant Tracking System”, yani “Aday İzleme Sistemi” anlamına gelmektedir.

Ne İşe Yarar?

ATS; adayların İnsan Kaynakları departmanlarına gönderdikleri özgeçmişleri, bir veya birkaç filtreden geçirerek yetkili kişinin karşısına sunan yazılımlardır. Şirketlerin çoğu bu yazılımları kullanarak ellerindeki şablona adayın bilgilerinin otomatik olarak yansımasını sağlarlar ve adayın özelliklerinin iş ilanındaki özelliklere uygunluğunu kontrol etmesi için bu sistem kullanılmaktadır. Şirketlerin çoğu bu yazılımları kullanarak ellerindeki şablona adayın bilgilerinin otomatik olarak yansımasını sağlarlar. [1]

Kimler Kullanıyor?

Training & Development Dergisi’nde belirtildiğine göre 1995’te ATS kullanan firma sayısı 300’den az olmasına rağmen günümüzde bazı endüstri uzmanları, şirketlerin %80’inin bu yazılımı tercih ettiğini belirtiyor. ABD’deki en yüksek net ciroya sahip 500 kurumdan oluşan Fortune 500 şirketlerinin %98,8’inin bu sistemleri kullandığı da bilinmekte. [2] 

Fortune 500 şirketlerinin ilk 4’ü. Listenin tamamı için: https://fortune.com/fortune500/
Güvenilir Mi?

Meredith Levinson’un CIO Magazine’de yazdıklarına göre ne yazık ki ATS, genellikle özgeçmişlerin hem ilk hem de son gittiği yer oluyor ve başvuruların %75 gibi büyük bir kısmı bu yöntem kullanılarak, hiçbir insan tarafından incelenmeden bir yazılım tarafından reddediliyor. Bazı durumlarda sistemin reddettiği adaylar arasında yetenekli ve işe uygun adaylar da bulunuyor. Sağlık Uzmanı pozisyonuna uygun bir özgeçmiş hazırlayarak bir ATS’yi test etmek isteyen Yetenek Yönetimi Araştırma ve Danışmanlık Şirketi Bersin & Associates, iş ilanında iş için istenen özellikleri %100 karşılayan ideal aday özgeçmişi oluşturmuştur. ATS, bu mükemmel adayın istenen özelliklerin sadece %43’ünü karşıladığını tespit etmiş ve mülakat aşamasına taşımaya gerek görmeyerek temel eğitim kriterlerini karşılamadığı gerekçesiyle adayın başvurusunu reddetmiştir. Sistemin eğitim seviyesini ve diğer kriterleri yanlış yorumlamasının tek sebebinin ise bu bilgilerin özgeçmişte farklı formatta yazılması olduğu tespit edilmiştir. [2]

Nasıl Çalışıyor?

Kelimelerin Gücü

İlanlarda tekrarlanan anahtar kelimelerin iş başvurusu yapmak için kullandığınız özgeçmişinizde bulunması çok önemlidir. Öncelikle bu kelimeleri tespit etmeli ve daha sonra bunları özgeçmişinizdeki uyumlu yerlere kendiniz hakkında yanlış bilgi vermeyecek şekilde yerleştirmelisiniz. Anahtar kelimeleri tespit etmek için tabii ki tek tek ilanı okuyup ayıklamanıza gerek yok. Bazı ‘word cloud generator’ denen anahtar kelime bulma siteleri bu işi sizin için yapıyor. Bunlardan bazıları;

https://tagcrowd.com/

https://www.jasondavies.com/wordcloud/

Linklere tıkladığınızda nasıl kullanacağınızı anlatan yönlendirmeler mevcut. [3]

Bu sitelerden başvuru yapacağınız işin anahtar kelimelerini öğrendikten sonra bunları özgeçmişinizde kullanmanız gerekiyor. Tam bu noktada 2 önemli faktör var.

Kullanım Sıklığı: Önemli kelimelerin özgeçmişinizde kaç kere geçtiğine dikkat etmelisiniz. En güçlü olduğunuz özelliklerinizi yansıtan birkaç kelimeyi özgeçmişinizde 2-3 kez kullanmanız bu özelliklerinizi öne çıkaracaktır. Bu noktada hangi kelimeleri kullanacağınızı iyi seçmeniz gerekiyor zira zayıf veya hiç sahip olmadığınız bir özellik, mülakat aşamanızın hüsranla sonuçlanmasına sebep olacaktır. Ek olarak bunu yaparken bütün özgeçmişi anahtar kelimelerle doldurmaktan da kaçınmalısınız.

Yerleştirme: Özgeçmişinizde anahtar kelimeleri hangi başlık altında kullandığınız da önem arz etmektedir. İŞ DENEYİMİ başlığı altındaki bir deneyiminizin açıklamasında kullanmanız, o deneyimin süresi kadar uzunlukta o yeteneğe sahip olduğunuz anlamına gelmektedir. En azından sistem bunu bu şekilde algılamaktadır. YETENEKLER başlığı altında kullandığınız her bir kelime de sistem tarafından “6 ay deneyimli” olarak tanımlanmaktadır.

Daha iyi anlaşılması için kendimden bir örnek vereyim: Mesela anahtar kelimemiz KAIZEN olsun. Benim özgeçmişimde Kaizen, 1 aylık stajımın açıklama kısmında gözükmektedir. Böylece sistem tarafından bu özelliğe sadece 1 ay boyunca sahip olduğum varsayılacaktır. Ancak YETENEKLER başlığı altında bu kelimeyi kullanmam 6 aylık bir deneyime denk gelecektir ve sistem bu özelliğimi daha da öne çıkaracaktır. Bu, iş deneyimimin 6 aydan daha uzun olduğu bir durumda zıt bir şekilde etki yaratacağından bu kelimeyi deneyim açıklamasında kullanmam daha faydalı olacaktır.

ATS’ye uygun hazırlanmayan bir özgeçmişte bilinçsizce kullanılan anahtar kelimeler, yanlış yönlendirmelere yol açacaktır. (https://www.topcv.com/)
ATS’yi Nasıl Yenebiliriz?

Aday izleme sistemlerini yenmek için hap gibi kolay ve kesin bir çözüm önerisi yoktur. ATS’den onay alıp mülakata çağrılma süreci, özgeçmişinizi hazırlarken ATS algoritmaları kadar iş ilanını verenin beklentilerinin de dikkate almanızı gerektirir. 

İşte size ATS aşamasını başarıyla atlatmanıza yarayabilecek birkaç öneri:

Özgeçmişinizi, başvuracağınız ilana göre her seferinde dikkatlice düzenleyin.

Başvurduğunuz pozisyon ile ilgili anahtar kelimeleri birden fazla kez kullanın. 

-ATS, maalesef çok tavsiye edilen PDF gibi farklı formatları okuyamayabileceğinden özgeçmişinizi word (.doc / .docx) ya da düz metin (.txt) uzantılı olarak göndermeyi tercih edin. 

Kullandığınız yazı tipi sade olmalı. Calibri, Arial, Tahoma, Times New Roman, Helvetica, Garamond, Georgia gibi formatları tercih edin ve yazı tipi boyutunuz 11 puntodan düşük olmasın.

İtalik veya altı çizili kelimeler de bazı ATS’ler tarafından algılanamayabilir, dikkat etmekte fayda var.

Görünürlüğünüzü artırmak için anahtar kelimelerin hem kısaltmalarını hem de uzun hallerini kullanın. (Örn: “Araştırma ve Geliştirme (Ar&Ge)” ya da “İnsan Kaynakları (İK)” gibi) 

Kronolojik veya Birleşik/Karışık özgeçmiş formatlarını kullanın, Fonksiyonel veya Tematik formatlardan kaçının. (Özgeçmiş formatları hakkında daha fazla bilgi için: https://www.jobscan.co/resume-formats , https://toptalent.co/cv-turleri-nelerdir )

Oluşturduğunuz Word belgesinde yazdığınız bilgiler görüntülenemeyeceği veya hatalara yol açabileceği için alt bilgi ya da üst bilgiye herhangi bir şey yazmayın.

Resim, tablo, grafik, sembol, uzun dikey çizgiler, koyu renkli arka plan, tırnak işaretleri, köprüler gibi karmaşık öğeleri kullanmaktan kaçınmaya çalışın. İnsan Kaynakları uzmanının görmesini istediğiniz bir öğe varsa, bunu yazıları etkilemeyecek şekilde ekleyin.

“YAŞAM SERÜVENİM”, “BENİ BEN YAPAN ŞEYLER” gibi akıllıca veya şirin gözüken başlıklar yerine İŞ DENEYİMİ, YETENEKLER, EĞİTİM gibi klasik başlıklar kullanın.

ATS, iş tecrübesi sürenizi bitiş tarihinden başlangıç tarihini çıkararak hesaplıyor. Bu yüzden iş deneyimi bilgilerinizde bunları belirtmeniz ve “… alanında on yıl deneyimli…” gibi açıklamaların bir yararı olmadığının farkında olmalısınız.

Maddeler halinde hazırladığınız kısımlarda olabildiğince sade bir belirteç kullanın.

ATS, büyük boyutlardaki dosyaları okumakta zorlanabilir. Bu sebeple özgeçmişinizin boyutunu 80 KB’nin altında tutmaya özen gösterin. Zaten PDF yerine .docx tercih ettiğinizde kayda değer bir düşüş gözlemleyeceksiniz. Örneğin benim bunları bilmeden hazırladığım PDF formatındaki özgeçmişimin kapladığı alan 553 KB iken .docx halinde 140 KB’ye kadar düştü.

Özgeçmişinizin son halini kopyalayıp not defterine yapıştırarak kullandığınız karakterlerden bozuk olanlarını görebilirsiniz. [1], [4], [5], [6], [7], [8]

Yanıltıcı Bilgi Vermek

Günün sonunda eğer ATS’yi geçebilirseniz özgeçmişiniz bir İnsan Kaynakları Uzmanı tarafından incelenecektir. Dolayısıyla anahtar kelimeleri her yere serpiştirmek, okunurluğu ve inandırıcılığı azaltacağı için bundan kaçınmanız gerekmektedir. Kendiniz hakkında sahip olmadığınız özellikleri sırf iş ilanında yazdığı için özgeçmişinizde kullanmanız da “yalan beyan”dan dolayı sürecinizin iptal edilmesine yol açacaktır. Unutmayın; buradaki yöntemler sizin sadece ATS’yi geçebilmenize yaramaktadır ancak bu asıl amacımız değildir. ATS’den geçmeniz durumunda karşınıza çıkma ihtimali olan sonraki aşamaları da göz önünde bulundurmayı unutmamalısınız. [1]

ATS’nin Varlığını Kabullenmeliyiz

ATS yazılımları gün geçtikçe yayılmakta ve şirketler tarafından tercih edilmeleri ivmeli bir şekilde artmakta. Büyük Buhran sırasında, işyerleri başvurularla dolup taşmış ve niteliksiz adayları reddeden ve filtreleyen özellikler istemişlerdir. İşte günümüzde ATS’de bulunan birçok gelişigüzel parametre o günlerden bugünlere taşınmıştır. Ne yazık ki Büyük Buhran’ın 1930’larda kalması ve işsizlik oranlarının o zamankinden çok daha iyi durumda olması bile, ATS’nin sonunu getirmeyecek gibi görünüyor.

Eski sistemler hala bazı büyük şirketlerde kullanılıyor olsa da, modern çağ için yeni ATS’lerin geliştirildiğini görüyoruz. İşverenler en iyi yetenekleri bulmak için savaşırken, adayların deneyimleri daha öncelikli hale geliyor. Otomasyon ve aday sıralama sistemlerine olan ilgi azalmıyor, aksine yapay zekadan (AI) yararlanmaya başlayan işe alım yazılımları daha insandan uzak bir hale geliyorlar. Günümüzde hatalarla dolu olduğunu gördüğümüz ATS yazılımları, NLP gibi yenilikçi çözümler ile geliştirilmeye çalışılıyor ve umarım gelecekte daha adil ve doğru sonuçlar veren yazılımlar aday seçimlerinde kullanılacaktır. 

ATS için optimize edilmiş bir özgeçmiş, yapay zekayı geçerek gerçek bir kişiyle yüz yüze gelmenin ilk adımıdır ve ciddiye alınarak hareket edilmelidir. [1] , [7]

Özgeçmişinizi Test Edin

Bütün bu bilgileri dikkate alarak oluşturduğunuz özgeçmişinizi, iş ilanlarına başvurmadan önce yeterli olup olmadığını mutlaka kontrol etmelisiniz. 24 saat içinde özgeçmişinizi inceledikten sonra e-posta yoluyla detaylı açıklamalarda bulunan https://www.topcv.com/ sitesini mutlaka tavsiye ederim, benim birçok hatamı görmemi sağladı. E-posta adresinize gönderdikleri açıklamaları da dikkate alarak özgeçmişinizi mükemmelleştirebilirsiniz. 

İnfografik özgeçmişimden ATS tarafından hatalı bir şekilde alınan genel bilgiler. (https://www.topcv.com/)

Önerilen diğer siteler ise şöyle;

https://www.ikarushr.com/

https://www.jobscan.co/home

https://resunate.com/ [3]

Rekabetin bu kadar üst seviyelerde olduğu zorlu iş arama sürecinde umarım hepiniz hak ettiğiniz konumlara ulaşabilirsiniz, hepinize başarılar dilerim!


Faydalandığım Kaynaklar

1- Shields, John. 8 Things You Need To Know About Applicant Tracking Systems https://www.jobscan.co/blog/8-things-you-need-to-know-about-applicant-tracking-systems/

2- Holderman, Joni (2014). The Impact of Applicant Tracking Systems on Job Search. Career Planning and Adult Development Journal.

3- İş Kulübü (2020). ATS Uyumlu Özgeçmiş Nasıl Hazırlanır? https://iskulubu.com/ozgecmis-cv-hazirla-indir/ats-uyumlu-ozgecmis-nasil-hazirlanir/

4- Yılmaz, Akın (2019). Özgeçmiş: Geleceğiniz Eşleştiriliyor. https://iskulubu.com/ozgecmis-cv-hazirla-indir/ozgecmis-geleceginiz-eslestiriliyor/

5- Enelow, Wendy (2015). How to make sure your online job application is read. https://www.legion.org/jobfront/225705/how-make-sure-your-online-job-application-read

6- Enelow, Wendy (2016). The Job Front: Does your résumé meet tracking requirements? https://www.legion.org/careers/237139/job-front-does-your-r%C3%A9sum%C3%A9-meet-tracking-requirements 

7- Schlinger, Robin (2014). Applicant Tracking Systems, How to Navigate the ATS Resume-Writing Landscape. Career Planning – and Adult Development JOURNAL, Summer 2014.

8- Bonner, Kirsty (2020). ATS Compliant Resume. https://kirstybonner.com/ats-compliant-resume/

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir